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Postes à pourvoir

Assistante médico-administrative en service de gynécologie obstétrique
FamilleAdministratif et direction
Groupe métierAssistant(e) médico-administratif(ve)
MétierAssistante Médico Administrative service de Gynécologie
Description

Le Centre Hospitalier de Versailles recrute

 

 

Assistante Médico Administrative (AMA) en charge de la fonction de secrétaire médicale au sein du service gynéco-obstétrique

 

Positionnement hiérarchique

Lien hiérarchique :

L’AMA en service gynéco-obstétrique est sous l’autorité hiérarchique de la sage-femme coordinatrice de l’Espace Santé des Femmes et l’autorité fonctionnelle de la Coordinatrice des Secrétaires Médicales de l’établissement.

 

Caractéristiques du service

La maternité est de type 2B.

Le service comprend plusieurs secteurs :

  • L’espace santé des femmes qui regroupe les consultations et explorations dédiées aux femmes
  • Le secteur URGO qui accueille des urgences gynécologiques et obstétricales
  • Le secteur Naissances 
  • Le secteur d’hospitalisation en Maternité

     

    Les AMA du service gynéco-obstétrique sont mutualisées sur l’ensemble des secteurs du service.

     

    Missions et responsabilités

    L’AMA joue un rôle important au niveau de la communication et de la coordination de l’équipe participante à la prise en charge du patient. Elle est un point d’ancrage essentiel au niveau du service tant pour les patients que pour les professionnels. Elle est amenée à collaborer avec de nombreux autres professionnels.

    Elle a un rôle d’écoute et de reformulation afin de s’assurer de la bonne compréhension des besoins des usagers et leur donner la bonne information, et de manière adaptée à sa compréhension.

 

Activités

L’équipe de secrétaires médicales est mutualisée sur les secteurs de la consultation et de l’hospitalisation afin d’assurer une continuité de service et maintenir un niveau de polyvalence nécessaire au bon fonctionnement du collectif. 

Deux postes sont à distinguer : un poste d’accueil qualifié de « front office » et un poste de secrétariat en charge des activités qualifiées de « back office ».

Poste « Front office »  (8h00 18h00 du lundi au jeudi / 08h 17h30 le vendredi)

  • Accueillir physiquement les usagers et les orienter de manière adaptée
  • Valider l'arrivée des patientes sur Alizé activité après vérification de la pièce d’identité
  • Remettre les premiers documents pour faciliter la phase d'inscription
  • Répondre aux questions des usagers
  • Faciliter les démarches des patients
  • Accueillir par téléphone les appels internes
  • Veiller à la convivialité des différents espaces d’attente
  • Mettre à jour des médecins traitants sur Alizé

     

     Poste « Back office » (8h00 à 17h00)

  • Ouvrir et distribuer les courriers
  • Trier et distribuer les fax
  • Traiter les mails de l’adresse
  • gestion des résultats en lien avec les médecins
  • Frapper les courriers de consultation
  • Gestion des dossiers
  • Gestion des rendez- vous
  • Gestion des appels téléphoniques interne et externe.
  • Programmer les césariennes
  • Préparer les staffs
  • Gestion des commandes à l’économat
  • Gestion des demandes de maintenance des travaux et équipements en collaboration avec la sage-femme coordinatrice.
  • Participation à la consultation d’anesthésie d’obstétrique lorsqu’elle a lieu à l’espace santé des femmes (tenir la check-list des documents nécessaires et accueillir la patiente).
  • Gestion consultation Privée : programmation opératoire, programmation des rendez-vous, envois et suivi des devis, encaissement chèques, liens avec les patientes.

     

    Secteur hospitalisation (8h à 17h00)

  • Gestion de dossier et s’assurer de la bonne tenue
  • Vérifier la réalisation et validation des CRH et  CRO
  • Prise de rendez-vous
  • Vérifier l’exhaustivité du dépistage néonatal – GUTHRIE et test otoémission
  • Suivi des dossiers VIH
  • Vérification des déclarations de naissance
  • Vérification de l’exhaustivité et fiabilité des données sur le cahier d’accouchement numérique
  • Gestion des commandes de papeterie du secteur hospitalisation
  • Photocopie de dossiers en cas de demande de communication par la responsable des archives

    Qualification, compétences et qualités

     

    L’AMA est soumise, conformément aux règles déontologiques de la profession au respect du secret professionnel et de la confidentialité.

     

    Qualification :

  • Etre titulaire d’un diplôme de secrétaire médicale

    Compétences :

  • Maîtrise de l’outil informatique: Word – Excel – Powerpoint et des logiciels métiers Alizé, Opéra, Dict,
  • Connaissance terminologie médicale
  • Bonne maitrise de la frappe du courrier
  • Avoir le sens de l’organisation et méthode
  • Connaissance sur l’accueil de l’usager
  • Connaissance sur la gestion des situations de conflits

    Qualités :

  • Savoir-être
  • Posture d’accueil : ouverture, bienveillance, écoute, diplomatie,
  • Sens du travail en commun et du partage de l’information
  • Facilité d’adaptation aux changements,
  • Prise d’initiatives adaptées

    Organisation du travail

     

    Amplitude horaire : 8h - 18h,

    Poste soit en 8 heures dont 30 mn de pause, soit en 10h dont 30 mn de pause

    15 RTT

Contact et candidatures (lettre de motivation + CV) : mbouery@ch-versailles.fr