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Postes à pourvoir

Assistante médico-administrative en chirurgie ambulatoire et endoscopies digestives
FamilleAdministratif et direction
Groupe métierAssistant(e) médico-administratif(ve)
MétierAssistante médico administrative en chirurgie ambulatoire et endoscopies digestives
Description

Le Centre Hospitalier de Versailles recrute

 

Assistante Médico Administrative (AMA) en charge de la fonction de secrétaire médicale au sein du service de chirurgie ambulatoire et endoscopie digestive

 

Positionnement hiérarchique

Responsabilité hiérarchique et fonctionnelle :

  • du cadre du service, Mme LAGARDE Pascale
  • des cadres supérieures des pôles Anesthésie, Chirurgie et obstétrique et des Spécialités Médicales Mmes CLERGUE Françoise et LUCAS Valérie
  • de la coordinatrice des secrétariats médicaux, Mme BOUERY Myriam

     

    Caractéristiques du service

    Unité de chirurgie ambulatoire : 18 places en box individuels ou à 2, 1 salon pré opératoire de 10 places et un salon post opératoire de 8 places

    Centre d’endoscopie digestive : 2 salles d’examens avec et sans anesthésie générale, 1 bureau de programmation et d’examen par vidéocapsule

    Les 2 entités bénéficient d’un accueil commun.

    Les secrétaires de chirurgie ambulatoire et des endoscopies digestives partagent le même bureau.

    Elles doivent pouvoir s’entraider et se remplacer à tous les postes.

     

    Missions et responsabilités

Traite et coordonne les opérations et les informations médico-administratives du patient

Conformément aux règles déontologiques de la profession, elle est soumise au respect du secret professionnel et au respect des patients

 

Activités

Activité au poste d’accueil : (de 08 h à 16 h)

  • Enregistrer informatiquement sur Alizé Unité de soins, après vérification de l’identité et du respect du jeûne, tous les patients qui se présentent en chirurgie ambulatoire avec édition de la feuille de séjour et des étiquettes.
  • Vérifier et /ou compléter les données administratives du patient ainsi que les coordonnées du médecin traitant et de la personne à prévenir
  • Enregistrer sur Alizé Activité l’arrivée des patients externes pour les examens endoscopiques et les diriger vers la salle d’examen au fur et à mesure de l’avancée des examens
  • Répondre au téléphone
  • La secrétaire à ce poste continue de faire de la frappe en dehors des pics d’accueil dans son domaine, en concertation avec ses collègues.
  • Appeler les ambulanciers pour les retours à domicile

     

     

    Activité au poste de secrétariat : (sur une amplitude de 09 H 00 à 18 h 00)

    Chaque secrétaire garde la spécificité de son poste mais doit pouvoir apporter une aide à ses collègues lors des pics d’activités dans la journée pour que chaque patient puisse repartir avec son compte rendu, quelle que soit la spécialité

  • Faire la recherche et récupérer les dossiers nécessaires aux examens et à l’hospitalisation en chirurgie ambulatoire au plus tard la veille avant 17 h.
  • Assurer la frappe des CRO/CRH, des CR d’examens d’endoscopie (ou leur mise en page) dès le compte-rendu dicté ainsi que les ordonnances associées
  • Editer les bulletins de situation
  • Mettre à disposition dès que possible les CR pour les faire signer au chirurgien ou à l’interne
  • Programmer les rendez-vous post opératoires si non organisés en pré opératoire
  • Trier, ranger les éléments du DMU
  • Archiver les dossiers
  • Vérifier l’organisation de l’activité du lendemain et des vacations ; (planning des vacations opératoires et d’examens d’endoscopie)
  • Recenser et vérifier les absences médicales, mettre en forme/récupérer le planning des astreintes médicales pour les endoscopies digestives
  • Gérer les CR d’anapath (dispatching selon les médecins et traitement après retour)
  • Assurer la prise de rendez-vous des examens externes d’endoscopie
  • Répondre et gérer les demandes téléphoniques

     

     

     Compétences et qualités

Compétences :

Identifie et analyse les situations et les traiter dans le cadre de ses compétences et de sa mission

  • Est capable de communiquer et d’adapter son discours en fonction des interlocuteurs
  • Sait travailler en équipe
  • Prend des initiatives dans son domaine de compétence
  • Organise son travail en tenant compte des priorités et selon la planification des blocs, des salles d’endoscopie
  • Capable de gérer l’imprévu, les conflits et l’urgence
  • Transmet son savoir professionnel aux nouveaux agents

     

    Qualités :

  • Ecoute, respect, sens relationnel
  • Maîtrise de soi, discrétion
  • Esprit d’équipe et d’entraide
  • Esprit de synthèse
  • Rigueur, méthode et bon sens
  • Adaptabilité aux situations nouvelles et aux changements
  • Respect des horaires

 

Organisation du travail

Horaires d’ouverture du secrétariat : du lundi au vendredi, de 09 h 00 à 18 h 00 

Horaire de l’accueil : 08 h 00 à 16 h 00

Les secrétaires assurent un roulement sur les 4 horaires suivants: 8h00/16h00, 08h30/16h30, 9h/17h, 10h00/18h00 (planning validé par le cadre)

Horaire pouvant être modifiable en fonction de la charge de travail et des congés des collègues secrétaires.

Congés : 25 CA, 15 RTT .

 

Contact et candidatures (lettre de motivation + CV) à adresser à mbouery@ch-versailles.fr