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Postes à pourvoir

Assistante médico-administrative en service de diabétologie
FamilleAdministratif et direction
Groupe métierAssistant(e) médico-administratif(ve)
MétierAssistante médico-administrative en service de diabétologie
Description

Le Centre Hospitalier de Versailles recrute

Assistante Médico-administrative du service de diabétologie (Hospitalisation, Consultations), rattachées au pôle des spécialités médicales.

 

  • Positionnement du poste 

Sous la responsabilité fonctionnelle de la coordinatrice des secrétaires médicales dans le cadre de l’expertise métier, et sous la responsabilité hiérarchique du cadre supérieur de santé et du cadre de santé du service de diabétologie.

  • Caractéristiques du service 

Le service est situé au 6ème étage :

19 lits d’hospitalisations et 3 places d’HDJ

 

Le secteur des consultations est situé au pemière étage

  • Missions et responsabilités 

La secrétaire traite et organise l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat.

L’assistante médico-administrative travaille en contact étroit avec différents intervenants principalement les médecins tout en faisant partie du personnel administratif de l’hôpital. Elle peut être amenée à collaborer avec de nombreux professionnels comme les soignants, les cadres de santé, les partenaires extérieurs (médecins de ville, établissements de santé, …). Son rôle est primordial au niveau de la communication et a donc un rôle pivot au niveau du service et du patient.

Effectif actuel : 5 secrétaires médicales (3 sur le secteur d’hospitalisation et 2 sur le secteur de consultation)  .      

  • Activités principales
  • Gestion des dossiers liés à l’activité

    HOSPITALISATION :

  • Recherche et préparation des dossiers (création si nécessaire) des entrées programmées ou non et mise en place au sein des unités.
  • Vérification de la tenue du dossier rangement des vracs quotidiennement
  • Traçabilité des transferts d’un service à un autre.
  • Gestion de l’organisation des sorties (commande de taxi ou d’ambulance)
  • Gestion des rendez-vous post-hospitalisation
  • Participation à la dématérialisation des données (scann des documents)

    CONSULTATIONS :

  • Recherche et préparation des dossiers de consultations ou des DMU 48 heures avant le rendez-vous et mise en place sur les chariots au niveau du secrétariat ;
  • Vérification de la tenue du dossier (rangement des vracs) avant la consultation et avant archivage ou prêt du dossier ;
  • Recherche des rajouts de consultations la veille
  • Préparation des salles de consultation : matériel nécessaire au bon déroulement de la consultation
  • Accueil du patient (vérification de l’identité, coordonnées du patient et nom du médecin traitant)
  • Gestion des rendez-vous physique et téléphonique
  • Gestion des téléconsultations.
  • Participation à la dématérialisation des données (scann des documents)
  •  Gestion de l’archivage des dossiers de consultations des années antérieures (1 fois par an sur la période de l’été).
  • Accueil, prise de Rendez-vous physique ou téléphonique
  • Accueil physique et téléphonique des patients, familles ou tout intervenant. Mission répondant aux bonnes pratiques : disponibilité, amabilité, présentation, courtoisie.
  • Prise de RDV des consultations simples, examens complémentaires.
  •  Gestion du Compte-rendu d’hospitalisation ou de consultation :
  • Traitement et mise en forme des documents : saisie de comptes rendus, courriers et corrections sur le logiciel dict’;
  • Mise à la correction puis validation ;
  • Envoi des CR aux correspondants, médecins ou traitants et/ ou patients via lifen ;
  • Gestion des demandes des médecins :
  • Photocopies, envoi de documents ou récupération de document.
  • Activités à re définir avec le médecin référent
  • Activités liées à la chefferie de service
  • A définir avec le chef de service
  • Autres activités 
  • Gestion des appels téléphoniques : traitement, orientation et messages téléphoniques ;
  • Classement et archivage des documents ; 
  • Réception et gestion du courrier ;
  • Gestion de la réservation des salles de réunion (via boîte mail)
  • Gestion de la boîte mail ;
  • Gestion des comptes rendus de réunions de service ; rapport activité ; statistiques…
  • Encadrement des stagiaires SMS
  • Participer aux réunions de service
  • Gestion des commandes de papeterie, des documents de service
  • Savoirs faire requis 
  • Respecter le secret professionnel, la législation, et la confidentialité ;
  • Communiquer de façon adaptée avec les différents interlocuteurs (patience, écoute, maîtrise de soi, discrétion) ;
  • Utiliser les procédures, les protocoles et les arbres décisionnels mis en place dans l’établissement ; 
  • Maîtrise des outils informatiques et des différents logiciels (Alizé, Dict’, Sillage, lifen Word, Excel, Outlook), Internet, intranet ;
  • Assurer un accueil de qualité ;
  • Connaître et maintenir un réseau professionnel ;
  • Maîtriser le classement ;
  • Maîtrise de l’orthographe et du registre lexical propre au service ;
  • Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable ;
  • Prendre des rendez-vous simples et complexes ;
  • Planifier son travail dans le temps imparti ;
  • Capacité à prioriser les activités
  • Etre réactif et prendre des initiatives adaptées ;
  • Avoir des capacités d’adaptation aux changements
  • Gestion du stress
  • Travailler avec rigueur.
  • Organisation du travail 
  • Ouverture du secrétariat de 8h00 à 18h00 du lundi au vendredi ; reparti sur les deux secteurs (hospitalisation, consultation) pour lequel une rotation s’effectue.
  • Travail en journée continue du lundi au vendredi 7 h 50 /jour ;
  • Pause repas en décalé (1/2 heure) pour assurer une continuité au sein du secrétariat ;
  • Pauses admises avec mesure ;
  • 15 jours de RTT
  • Organisation back office /front office mise en place

     

    Contact et candidatures : mbouery@ch-versailles.fr