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Postes à pourvoir

Assistante de direction à la Direction des affaires médicales et de la recherche
FamilleAdministratif et direction
Groupe métierAdjoint des Cadres
MétierAssistante de direction, Direction des affaires médicales et de la recherche
Description

Le Centre Hospitalier de Versailles recrute

 

Assistante de direction à la Direction des affaires médicales et de la recherche

 

Identification

Grade : Adjoint des cadres

 

Fonction :      Assistant(e) de direction au sein de la Direction des affaires médicales et de la recherche

Direction commune : oui

Positionnement dans la structure

Autorité hiérarchique :    Directeur des affaires médicales et de la recherche (DAMR)

 

Présentation du contexte d’exercice :

Le CH de Versailles

Riche d’une histoire de plus de trois siècles, le Centre hospitalier de Versailles propose une offre de soins répartie sur le territoire des Yvelines : l’hôpital André Mignot au Chesnay-Rocquencourt, l’hôpital Richaud et la Maison Despagne à Versailles.

Le site André Mignot, siège et site principal de l’établissement, se situe à 20 minutes en voiture de Paris, dans un environnement arboré, à proximité du Parc Aubert.

Centre hospitalier de recours sur le département des Yvelines, il regroupe les activités de médecine, de chirurgie, d’obstétrique et de psychiatrie, dont certaines lui valent une notoriété régionale, voire nationale.  Sa maternité de type 2B accueille près de 3200 accouchements par an. Siège du SAMU 78, il comptabilise également chaque année près de 100 000 passages aux Urgences.

Doté d’une délégation à la recherche clinique et à l’innovation, l’établissement est par ailleurs reconnu comme l’un des centres hospitaliers les plus engagés dans le domaine de la recherche médicale et paramédicale. La formation, avec notamment l’IFSI-IFAS, et l’enseignement (l’hôpital accueille chaque année 450 internes) font également partie de ses activités de référence. Une quinzaine de médecins universitaires y exercent.

L’hôpital est enfin présent dans le domaine de la santé publique et des prises en charge médico-sociales (EHPAD, CAMSP, CSAPA, etc.).

Le budget consolidé du CH de Versailles s’établit à 294 Millions d’euros dont une masse salariale d’un peu plus de 170 millions d’euros.

L’établissement est actuellement engagé dans l’élaboration d’un nouveau projet stratégique 2022-2027 qui intègrera notamment un projet médical et soignant de prise en charge et du parcours patient en lien avec le territoire, avec, au cœur, la qualité des soins et de la qualité de vie au travail.

 

La direction commune

La direction commune est constituée de quatre établissements : le Centre hospitalier de Versailles, le Centre hospitalier de Plaisir, l’Hôpital du Vésinet et l’EHPAD des Aulnettes.

Le Centre hospitalier de Plaisir est né de la fusion de deux établissements publics : l’hôpital gérontologique et médico-social et le Centre hospitalier J.-M. Charcot, spécialisé dans le domaine de la prise en charge de la maladie mentale. Il propose une offre de soins diversifiée : santé mentale, gériatrie, médecine physique et de réadaptation, consultations, EHPAD, USLD, maisons d’accueil spécialisées et foyers d’accueil médicalisés y compris pour les adultes handicapés vieillissants, foyers de vie et unités mobiles de soins. Il dispose d’un plateau technique ouvert sur la ville avec un IRM et un scanner.

La direction commune porte un projet bi-site CH de Versailles-CH de Plaisir, porté à la fois par le pôle Enfant et le pôle Psychiatrie pour mieux répondre aux besoins de pédopsychiatrie.

Il est composé de 1600 professionnels, pour 1200 lits et places et un budget d’exploitation de 130,4M€.

 

L’hôpital du Vésinet, fleuron médical du second empire, fut inauguré en 1859. Il constitue l’une des premières réalisations de Napoléon III.

L’établissement prend en charge un large éventail de patients au sein des structures de soins de suite et de longs séjours. Il dispose de trois services de soins de suite et longs séjours. Il dispose de trois services de SSR : Médecine physique et réadaptation spécialisée en rééducation neurologique et locomotrice, Suites médico-chirurgicales et cancérologiques, Soins en périnatalité ; et d’un service d’USLD doté d’une unité de soins prolongés complexes, d’une équipe mobile de soins palliatifs et d’une équipe mobile de gériatrie, d’un service d’imagerie médicale et d’un plateau technique de 1700m2.

Il est composé de 400 professionnels pour 300 lits et places et un budget d’exploitation de 30M€.

 

Enfin, l’EHPAD Les Aulnettes situé à Viroflay est composé de 92 professionnels pour 140 lits et un budget d’exploitation de 6M€.

 

Le GHT Yvelines Sud :

Le GHT Yvelines Sud est composé de huit établissements publics de santé du territoire et de deux EHPAD publics autonomes.

Un deuxième établissement MCO, le CH de Rambouillet, en direction commune avec l’hôpital de Houdan et l’EHPAD d’Ablis, présente un éventail large d’activités sur un bassin semi-rural. L’hôpital de Bullion est essentiellement tourné vers des prises en charge pédiatrique en moyen séjour. Enfin, les hôpitaux de Chevreuse et de la Mauldre présentent une activité de type hôpital local et sont essentiellement structurés autour de la médecine, de l’hébergement et du long séjour.

Le GHT développe de nombreux projets de territoire inter-établissements, en particulier sur le plan médical (filière gériatrique, filière chirurgicale, filière psychiatrique, etc.) et sur le plan des systèmes d’informations (développement du DPI).

Au global, le GHT se compose de plus de 3800 lits et places dont environ 880 lits MCO, 300 lits de psychiatrie, 600 lits de SSR et près de 2000 lits d’hébergement et de long séjour. Plus de 270 places de SSIAD sont également rattachées à 4 des établissements précités.

 

 

Missions

Missions permanentes :

En qualité d’assistant(e) de direction au sein de la direction des affaires médicales et de la recherche, le professionnel contribue à la préparation et la mise en œuvre de la politique de l’établissement.

Son action s’inscrit dans le cadre managérial défini et il favorise la bonne application du règlement intérieur des hôpitaux concernés. Il est un facilitateur du bon fonctionnement de l’hôpital.

 

Accueil de la direction et gestion de l’agenda de la directrice           

• Gestion de l’agenda de la directrice

• Accueil physique et téléphonique

 

Mise en place d’une base documentaire et suivi de sa gestion

• Traitement, circulation et archivage des documents reçus par la directrice (courriers internes et externes, courriels, notes d’information, notes de service, décisions, etc.) au sein de la gestion documentaire de la DAMR

• Suivi des décisions de la direction et de leur mise à jour

• Gestion et organisation des dossiers numériques partagés au niveau du secrétariat de la DAMR

• Gestion des parapheurs en lien avec les directions fonctionnelles

• Classement physique et numérique

• Rédaction et mise en forme de courriers et autres documents

• Suivi et ajustement de la forme des documents internes reçus (respect du papier à en-tête, etc.) en lien avec le secrétariat général et la direction générale.

 

Appui à la coordination des instances et des réunions thématiques pilotées par la direction des affaires médicales et de la recherche

• Préparation et suivi des instances médicales (CMG, CME et sous commissions des 3 établissements,) en lien avec l’agenda institutionnel du centre hospitalier de Versailles et de la direction commune, et avec le secrétariat général ;

• Préparation et suivi des trames d’ordre du jour pour les instances précitées ;

• Suivi du calendrier pour la préparation et l’envoi des ordres du jour, en lien avec le secrétariat général ;

  • Préparation et organisation des réunions de la direction

• Réservation, préparation et vérification des salles de réunion pour l’accueil des instances et réunions thématiques susmentionnées

• Rédaction, suivi et archivage des comptes rendus des instances susmentionnées

• Contribution à la préparation des événements institutionnels (journée d’accueil des internes, etc.)

Le professionnel peut être amené à proposer des pistes d’amélioration de l’organisation et du fonctionnement du secrétariat de la direction.

Missions spécifiques :

  • Préparation et mise en ligne des annonces de recrutements médicaux sur le site web et réseaux sociaux des établissements de la direction commune
  • Suivi d’indicateurs et de tableaux internes à la direction
  • Suivi et traitement des arrêts maladie du personnel médical de Versailles et du Vésinet
  • Suivi et facturation des conventions de mise à disposition
  • Suivi et facturation des Compte Epargne Temps

 

 

Avantages / Contraintes de fonctionnement

Risques professionnels associés au poste :

• Travail sur écran

 

 

 

Profil requis

 

Expériences professionnelles :

- Expérience dans le métier d’assistant(e) de direction

- Connaissances du milieu hospitalier et médical en particulier appréciées

 

 

Qualités professionnelles :

- Rigueur, organisation et méthode

- Autonomie et sens des responsabilités

- Discrétion professionnelle

- Capacité d’initiative

- Capacité à travailler en équipe

- Aisance relationnelle

 

Savoir-faire :

  • Capacités rédactionnelles et de synthèse
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, internet)
  • Savoir planifier son travail et prioriser les tâches
  • Savoir traiter l’information : la rechercher, la recevoir, l’analyser, la synthétiser et la transmettre
  • Savoir communiquer et expliquer
  • Connaître l’institution et ses interlocuteurs, son organisation, ses règles

 

Contact et envoi des candidatures : skerouault@ch-versailles.fr