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Postes à pourvoir

Assistant(e) de direction au sein de la Direction des affaires médicales et de recherche (Réf. : 2022-050)
FamilleServices généraux et techniques
Groupe métierAdjoint des Cadres
MétierAssistante de direction, Direction des affaires médicales et de la recherche
Description

Le Centre Hospitalier de Versailles recrute

Un(e) Assistant(e) de direction au sein de la Direction des affaires médicales et de recherche

 

 

Missions permanentes :

En qualité d’assistant(e) de direction au sein de la direction des affaires médicales et de la recherche, le professionnel contribue à la préparation et la mise en œuvre de la politique de l’établissement.

Son action s’inscrit dans le cadre managérial défini et il favorise la bonne application du règlement intérieur des hôpitaux concernés. Il est un facilitateur du bon fonctionnement de l’hôpital.

 

Accueil de la direction et gestion de l’agenda de la directrice           

• Gestion de l’agenda de la directrice

• Accueil physique et téléphonique

 

Mise en place d’une base documentaire et suivi de sa gestion

  • Traitement, circulation et archivage des documents reçus par la directrice (courriers internes et externes, courriels, notes d’information, notes de service, décisions, etc.) au sein de la gestion documentaire de la DAMR
  • Suivi des décisions de la direction et de leur mise à jour
  • Gestion et organisation des dossiers numériques partagés au niveau du secrétariat de la DAMR
  • Gestion des parapheurs en lien avec les directions fonctionnelles
  • Classement physique et numérique
  • Rédaction et mise en forme de courriers et autres documents
  • Suivi et ajustement de la forme des documents internes reçus (respect du papier à en-tête, etc.) en lien avec le secrétariat général et la direction générale.

 

Appui à la coordination des instances et des réunions thématiques pilotées par la direction des affaires médicales et de la recherche

  • Préparation et suivi des instances médicales (CMG, CME et sous commissions des 3 établissements,) en lien avec l’agenda institutionnel du centre hospitalier de Versailles et de la direction commune, et avec le secrétariat général ;
  • Préparation et suivi des trames d’ordre du jour pour les instances précitées ;
  • Suivi du calendrier pour la préparation et l’envoi des ordres du jour, en lien avec le secrétariat général ;
  • Préparation et organisation des réunions de la direction
  • Réservation, préparation et vérification des salles de réunion pour l’accueil des instances et réunions thématiques susmentionnées
  • Rédaction, suivi et archivage des comptes rendus des instances susmentionnées
  • Contribution à la préparation des événements institutionnels (journée d’accueil des internes, etc.)

 

Le professionnel peut être amené à proposer des pistes d’amélioration de l’organisation et du fonctionnement du secrétariat de la direction.

 

Missions spécifiques :

  • Préparation et mise en ligne des annonces de recrutements médicaux sur le site web et réseaux sociaux des établissements de la direction commune
  • Suivi d’indicateurs et de tableaux internes à la direction
  • Suivi et traitement des arrêts maladie du personnel médical de Versailles et du Vésinet
  • Suivi et facturation des conventions de mise à disposition
  • Suivi et facturation des Compte Epargne Temps

 

Expériences professionnelles :

  • Expérience dans le métier d’assistant(e) de direction
  • Connaissances du milieu hospitalier et médical en particulier appréciées

 

Qualités professionnelles :

  • Rigueur, organisation et méthode
  • Autonomie et sens des responsabilités
  • Discrétion professionnelle
  • Capacité d’initiative
  • Capacité à travailler en équipe
  • Aisance relationnelle

 

Savoir-faire :

  • Capacités rédactionnelles et de synthèse
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, internet)
  • Savoir planifier son travail et prioriser les tâches
  • Savoir traiter l’information : la rechercher, la recevoir, l’analyser, la synthétiser et la transmettre
  • Savoir communiquer et expliquer
  • Connaître l’institution et ses interlocuteurs, son organisation, ses règles
  •  
Contact : Mme S. Kerouault skerouault@ch-versailles.fr