Postes à pourvoir

Le Centre Hospitalier de Versailles recrute 

Le pôle enfant comprend : Le service de pédiatrie : l’hospitalisation conventionnelle (moyens, bébés, médecine de l’adolescent) ; l’hospitalisation de Jour ; les urgences pédiatriques ; les consultations ; les maladies chroniques ; le CAMSP de Trappes et de Versailles ; le service de néonatologie et l’unité Kangourou.

Caractéristiques du service 

Les unités d’hospitalisation conventionnelle (34 lits) : secteur bébés, secteur moyens 22 lits dont 4 lits d’USC et médecine de l‘adolescence 12 lits dont 4 lits de pédopsychiatrie.

Missions et responsabilités 

L’Assistante Médico-Administrative (AMA) traite et organise l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat.

L’AMA travaille en contact étroit avec différents intervenants principalement les médecins tout en faisant partie du personnel administratif de l’hôpital. Elle peut être amenée à collaborer avec de nombreux professionnels comme les soignants, les cadres de santé, les partenaires extérieurs (médecins de ville, établissements de santé,...).Son rôle est primordial  au niveau de la communication et a donc un rôle pivot au niveau du service et du patient.

Activités principales :

Gestion de dossier :

• Recherche et préparation des dossiers des entrées
• Vérification de la tenue du dossier rangement des vracs quotidiennement
• Classement des dossiers des patients sortis avant archivage ou prêt à un autre service
• Traçabilité des transferts d’un service à un autre.
• Archivage

Gestion des comptes-rendus d’hospitalisation :

• Traitement et mise en forme des documents : saisie de comptes rendus, courriers et corrections sur le logiciel dict’;
• Mise à la correction
• Envoi des CR aux correspondants, médecins ou traitants et/ ou patients via lifen
• Codage PMSI des séjours

Accueil, prise de Rendez-vous physique ou téléphonique :

• Accueil physique et téléphonique des patients, familles ou tout intervenant. Mission répondant aux bonnes pratiques : disponibilité, amabilité, présentation, courtoisie.
• Gestion des rendez-vous post-hospitalisation (Sillage rendez-vous)
• Gestion des appels téléphoniques : traitement, orientation et messages téléphoniques 

Gestion des demandes des médecins :

• Photocopies, envoi de documents ou récupération de document  et autre

Activités liées à la chefferie de service :

• Accueil administratif des internes. Saisie et mise à jour du planning des gardes.
• Planification des cours aux internes en présentiel et à distance.
• Planification des cours aux externes en présentiel et à distance.
• Organisation des bibliographies et des conférences d’actualité.
• Interface avec l’association CET-BIOMED.
• Rédaction des comptes rendus de réunion de service ou des différentes unités.
• Mise à jour et demande d’édition des cahiers de protocole de soins.
• Gestion des fournitures (commande et gestion des stocks).
• Gestion de stocks des imprimés et commande.

Autres activités :

• Préparation du staff matinal (éditions des listes de patients)
• Réception et gestion du courrier ;
• Gestion de la réservation des salles de réunion (via Outlook)
• Gestion de la boîte mail 
• Identification du patient et des éventuels doublons. Transmission des documents d’identité à la cellule IPP
• Gestion de l’archivage des dossiers de consultations des années antérieures (1 fois par an sur la période de l’été) c’est pour la cs .
• Gestion des comptes rendus de réunions de service ; rapport activité ; statistiques…
• Encadrement des stagiaires SMS
• Participer aux réunions de service
• Préparation des communications de dossier
• Bureautique diverses pour les demandes ponctuelles des cadres paramédicaux
• En cas de difficulté sur le pôle participation à la mutualisation (frappe de comptes-rendus, gestion des archives…)

Savoirs faire requis 

• Respecter le secret professionnel, la législation, et la confidentialité 
• Communiquer de façon adaptée avec les différents interlocuteurs (patience, écoute, maîtrise de soi, discrétion) 
• Utiliser les procédures, les protocoles et les arbres décisionnels mis en place dans l’établissement 
• Maîtrise des outils informatiques et des différents logiciels (Alizé, Dict’, Sillage, lifen Word, Excel, Outlook), Internet, intranet 
• Assurer un accueil de qualité 
• Connaître et maintenir un réseau professionnel 
• Maîtriser le classement 
• Maîtrise de l’orthographe et du registre lexical propre au service 
• Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable 
• Prendre des rendez-vous simples et complexes 
• Planifier son travail dans le temps imparti 
• Etre réactif et prendre des initiatives adaptées 
• Avoir des capacités d’adaptation aux changements
• Gérer son stress et celui des autres 
• Travailler avec rigueur

Organisation du travail 

• Ouverture du secrétariat de 8h30 à 17h30  du lundi au vendredi ; reparti sur les trois secrétaires.
• Travail en journée continue du lundi au vendredi 7 h 50 /jour 
• Pause repas en décalé (1/2 heure) pour assurer une continuité au sein du secrétariat 
• Pauses admises avec mesure