Le Centre Hospitalier de Versailles recrute
Secrétaire de direction à la Direction des Ressources Humaines
La Direction des ressources humaines :
La Direction des Ressources Humaines du Centre Hospitalier de Versailles, de l’Hôpital du Vésinet et de l’EHPAD des Aulnettes élabore et met en œuvre la politique ressources humaines sur le périmètre du personnel non médical (soit environ 3200 personnes). Elle pilote la gestion des ressources humaines (recrutement, rémunération, formation, risques professionnels,…). Elle coordonne également les instituts de formation initiale du GHT Yvelines Sud.
Missions permanentes :
En qualité d’assistant(e) de direction au sein de la direction des ressources humaines, le ou la professionnel(le) contribue à la préparation et la mise en œuvre de la politique RH de l’établissement. Il est un facilitateur du bon fonctionnement de la direction.
Accueil et gestion des agendas :
- Gestion de l’agenda du DRH, de l’adjointe au DRH et organisation de réunions pour l’ensemble de la direction
- Gestion des réservations de salle
- Accueil physique et téléphonique
Appui à la coordination des instances et des événements institutionnels :
- Appui au suivi du volet RH de l’agenda institutionnel du CH de Versailles et de la direction commune, en lien avec le DRH et le secrétariat de direction générale
- Préparation et suivi des ordres du jour et des documents préparatoires pour les instances suivantes : CTE (puis CSE), CHSCT, CTDS
- Réservation et préparation des salles de réunion pour l’accueil des instances (y compris CAPL)
- Rédaction et archivage des comptes rendus des instances
- Contribution à la préparation d’événements institutionnels
Circulation de l’information :
- Enregistrement, traitement, répartition et archivage des documents reçus et envoyés par la DRH (courriers internes et externes, courriels, notes d’information, notes de service, décisions, etc.)
- Suivi des courriers en attente
- Maintien d’une liste des numéros utiles et de listes de diffusion
- Gestion et organisation de la boite mail du secrétariat DRH
- Gestion et organisation des dossiers numériques partagés au niveau du secrétariat et de l’intranet de la DRH
- Gestion des parapheurs en lien avec les équipes de la DRH
- Classement physique et numérique
- Rédaction et mise en forme de courriers et autres documents
- Suivi et ajustement de la forme des documents internes reçus
- Participation au processus de publication et de suivi des offres d’emploi
- Diffusion des préavis de grève
Appui à l’organisation de la DRH
- Gestion et commande de fournitures du service
- Gestion des panneaux d’affichage des documents officiels réservés à la DRH
- Maintien du secrétariat comme un espace « accueillant » pour le public
Missions diverses :
- Suivi des congés de l’équipe d’encadrement de la DRH dans le logiciel de gestion du temps de travail
- Établissement des ordres de mission et suivi des frais de déplacement
- Suivi des relations avec les cabinets de recrutement et les avocats
- Suivi des logements d’urgence
- Suivi des conventions de stage hors soins
Le/la professionnel(le) est amené(e) à proposer des pistes d’amélioration de l’organisation et du fonctionnement de la DRH.
Risques professionnels associés au poste :
- Travail sur écran
- Maintien d’une permanence en lien avec la coordination générale des soins : les deux assistant(e)s de direction se coordonnent pour assurer une permanence.
Expériences professionnelles :
- Expérience dans le métier d’assistante de direction
- Connaissance du milieu hospitalier
Qualités professionnelles :
- Autonomie et sens des responsabilités
- Discrétion professionnelle
- Capacité d’initiative
- Gestion du stress
- Rigueur, organisation et méthode
- Capacité à travailler en équipe
- Aisance relationnelle
Savoir-faire :
- Capacités rédactionnelles et de synthèse
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, internet)
- Savoir planifier son travail et prioriser les tâches
- Savoir traiter l’information : la rechercher, la recevoir, l’analyser, la synthétiser et la transmettre
- Savoir communiquer et expliquer
- Connaître l’institution et ses interlocuteurs, son organisation, ses règles
Contact : Mme Chambaud, adjointe à la directrice des ressources humaines, schambaud@ght78sud.fr